Vedtægt for kolonihaveforeninger i østjyllandskreds

VEDTÆGT FOR KOLONIHAVEFORENINGER I ØSTJYLLANDS KREDS.
RANDERS,MARIAGERFJORD,SYDDJURS,NORDDJURS, FAVRSKOV KOMMUNER.

§ 1 . Haveforeningernes navne :
Bjergbyparken, Dronningborgparken, Fjordglimt, Vasen, Vorupkærparken, Vestre Enghave,  Venezuela, Romaltparken, Ulvehøj, Fælleskær, Oasen, Brohaverne.

 § 2 . FORMÅL OG VIRKE .
1. Foreningerne har til formål at administrere og forvalte det til kolonihaveformål lejede areal i overensstemmelse med de bestemmelser der er lagt til grund herfor samt for området som helhed og indeholdt i vedtægter for Østjyllands kreds og Kolonihaveforbundet .
2 . Foreningen skal gennem sin bestyrelse bl.a. sikre at bestemmelser som er nedfældet i en for området lagt byplan , lokalplan eller tinglyst deklaration o.l. , vedrørende det samlede haveområde eller enkelte haver , overholdes og respekteres af foreningens medlemmer .Benyttelse af have/hus til helårsbeboelse er ikke tilladt . Overnatning er kun tilladt fra sommertids begyndelse til sommertids slut . Overtrædelse kan medføre ophævelse af lejemålet .
3 . Foreningen og dens medlemmer skal være medlemmer af kolonihaveforbundet og Østjyllands kreds. Medlemmet skal have fast bopæl i foreningens hjemstedskommune .

§ 3 . DEFINITIONER.
1 . Som medlem anses den/de personer som har skrevet under på en lejekontrakt gældende for vedkommende kolonihaveforening.

§ 4 . MEDLEMMER.
1 . Som medlem kan optages myndige personer der samtidig lejer en have ved medlemsskabets indgåelse .


2 . Hvis foreningen har en venteliste optages medlemmer som hovedregel efter ventelisten , se dog reglerne i § 4.3 , 4.4 og 4.5 . En evt. venteliste skal være offentlig tilgængelig .Generalforsamlingen kan fastlægge de nærmere regler omkring ventelisten samt fastsætte et omkostningsbestemt gebyr for optagelse på ventelisten .


3 . Medlemmet har ret til at få optaget en ny lejer på en eksisterende kontrakt sammen med medlemmet når der er tale om ægtefælle/registreret partner , en samlever i mere end 2 år eller en slægtning i ret op – nedstigende linje . Den person som ønskes optaget på lejekontrakten skal opfylde betingelserne for optagelse i foreningen . Der kan ikke optages andre personer på en eksisterende lejekontrakt hvis der er venteliste i foreningen.


4 . Medlemmet har ret til at overdrage til en ægtefælle/registreret partner , en person med hvem medlemmet har levet i ægteskabslignende forhold i mindst 2 år , en myndig slægtning i ret op- nedstigende linje .Personer som får overdraget en have skal opfylde de bestemmelser der i øvrigt gælder for optagelse i foreningen . Haven skal værdiansættes af vurderingsudvalget . Ved alle former for overdragelse betales nyt indskud .


5 . Ved dødsfald har en efterlevende ægtefælle/registreret partner ret til at fortsætte lejeaftalen , medmindre foreningen har vægtige grunde til at modsætte sig dette . En person , med hvem afdøde har levet i ægteskabslignende forhold i mindst 2 år forud for dødsfaldet, medmindre foreningen har vægtige grunde til at modsætte sig dette har samme ret under forudsætning af at samlivet bestod på tidspunktet for dødsfaldet .Retten til overdragelse af lejeaftalen betinges af at bestyrelsen vurderer at vedkommende har deltaget aktivt i pasning og vedligeholdelse af haven og kolonihavehus. Fortsættelse af lejemålet samt overdragelse ved dødsfald forudsætter at det nye medlem opfylder de øvrige betingelser for optagelse i foreningen.

6 . Ved leje af et havelod oprettes en lejeaftale via en kontrakt med tilhørende lejevilkår. Oprettelsen sker gennem Østjyllands kreds. Foreningerne Fjordglimt , Hadsund. Fælleskær, Oasen og Brohaverne , alle Grenå opretter selv lejekontrakt med lejevilkår gennem haveforeningens bestyrelse . Kolonihaveforbundets til enhver tid gældene lejevilkår regulerer forholdet mellem lejere og haveforeningen .

7 . Medlemmer skal registreres i kolonihaveforbundets medlemssystem . Der kan registreres én lejer og én medlejer .

8 . Som medlem kan endvidere med bestyrelsens godkendelse optages en juridisk person som har overtaget bebyggelse på tvangsauktion som ufyldestgjort panthaver . Dette medlem skal betale haveleje og andre beløb som opkræves af foreningen frem til det tidspunkt hvor havelodden er videreoverdraget . Dette medlem kan ikke fremleje bebyggelsen på havelodden og har hverken stemmeret eller mulighed for at stille forslag på foreningens generalforsamling . Endvidere skal dette medlem inden 6 måneder fra auktionsdagen overdrage havelodden til en person som opfylder kravene i lejevilkårene stk. 1 & 2 . Såfremt havelodden ikke er overdraget inden 6 måneder fra auktionsdagen bestemmer haveforeningens bestyrelse hvem der skal overtage havelodden og de vilkår overdragelsen sker på .

§ 5 . HÆFTELSE.
Medlemmerne i foreningen hæfter pro rata ved foreningsgæld. Medlemmet hæfter i forhold til haveandel .

§ 6 . LEJE OG ANDRE PLIGTIGE PENGEYDELSER.
1 . Leje for havelodderne fastsættes af foreningernes generalforsamlinger ud fra det budget som af haveforeningens bestyrelse er forelagt generalforsamlingen til godkendelse .

2 . Generalforsamlingen kan fastsætte engangsbeløb til udførelse af større anlægsarbejder f.eks. kloak , vandledningsnedlæggelse , opsætning af el og lignende . Sådanne engangsbeløb er pligtige pengeydelser i lejeforholdet .

3 . Generalforsamlingen, eller kredsen hvis kompetencen er overgivet hertil, kan fastsætte en bod for manglende overholdelse af ordensbestemmelser , misligholdelse af haven, udeblive fra fællesarbejde samt manglende overholdelse af øvrige bestemmelser som medlemmerne er pligtige at overholde . Sådanne beløb er pligtige pengeydelser i lejeforholdet .Alle former for bod skal være vedtaget på foreningens generalforsamling .

4 . Hvis pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt kan foreningens generalforsamling fastsætte et gebyr for hver forsinket indbetaling . Ved for sent betalt opkrævning af haveleje kan foreningen i samarbejde med kredskasserer fastsætte et gebyr som også er pligtig pengeydelse ,samt i alle tilfælde bringe lejemålet til ophør efter regler og vilkår i medlemmets lejekontrakt .Ved opkrævning af haveleje : Har medlemmet ikke modtaget opkrævning senset den 20 i måneden har medlemmet pligt til at underrette kreds, eller egen kasserer for at bringe forholdet i orden .

§ 7 . ORDENSBESTEMMELSER OG VEDLIGEHOLDELSE AF DET LEJEDE.

Disse ordensregler behandles og vedtages på det årlige kredsrepræsentantskabsmøde og er gældende for alle haveforeninger i Østjyllands kreds. Dog kan generalforsamlingen vedtage ” særlige regler ” gældende for den enkelte haveforening. Generalforsamlingen i foreningen kan også vedtage en bod som skal gælde ved misligholdelse af påbud , udstedt af haveforeningens bestyrelse .Ved gentagne henvendelser og bod om manglende vedligeholdelse af haven kan haveforeningen på lejers regning få udarbejdet en rapport fra kolonihaveforbundets havekonsulenter som kan fastslå om haven er tilstrækkeligt vedligeholdt . Er haven efter konsulentens bedømmelse ikke tilstrækkeligt vedligeholdt kan haveforeningen sætte gartner til at vedligeholde haven. Både konsulentrapport og gartner skal betales af lejer . Betaling af konsulentrapport og gartner er pligtig pengeydelse i lejeforholdet.

SE I ØVRIGT ORDENSREGLER BAGEST I HÆFTET .

§ 8 . FÆLLESARBEJDE.
1 . Haveforeningens generalforsamling fastsætter regler for fællesarbejde.
2 . Bestyrelsen kan pålægge medlemmer som er udeblevet fra fællesarbejde uden afbud en bod , fastsat af generalforsamlingen eller kredsen hvis kompetencen er overgivet hertil . Pålagt bod er pligtig pengeydelse i lejeforholdet .

§ 9 . GENERALFORSAMLING.
1 . Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed .
2 . Den ordinære generalforsamling afholdes senest 3 måneder efter regnskabsårets af slutning . Dagsordenen til generalforsamlingen skal som minimum indeholde :

¤ Valg af dirigent

¤ Valg af referent

¤ Registrering af fremmødte haver .

¤ Nedsættelse af stemmeudvalg

¤ Beretning

¤ Årsregnskab til godkendelse

¤ Indkomne forslag

¤ Valg af formand ifølge vedtægt

¤ Valg af bestyrelsesmedlemmer & suppleanter ifølge vedtægt

¤ Valg af delegerede til kredsrepræsentantskabsmøde & suppleanter til samme

¤ Valg af revisor til festudvalg ,Hadsund & Grenå til haveforening

3 . Ekstraordinær generalforsamling afholdes når generalforsamlingen eller et flertal i bestyrelsen beslutter det . Beslutningstagerne skal med egen motiverede dagsorden indkalde gennem haveforeningens bestyrelse .

4 . Ekstraordinær generalforsamling afholdes endvidere hvis mindst 2/3 af foreningens udlejede haver fremsætter krav herom til bestyrelsen med angivelse af motiveret dagsorden .

5 . Bestyrelsen er i de stk. 3 & 4 nævnte tilfælde pligtig at indkalde til ekstraordinærgeneralforsamling inden 8 dage fra beslutningen eller begæringens modtagelse . Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes tidligst 1 og senest 3 uger efter indkaldelsen .

6 . Når betingelserne for den ekstraordinære generalforsamling er opfyldt , men bestyrelsen afviser at indkalde den , indkalder og afholder kredsbestyrelsen forsamlingen.De hermed forbundne udgifter betales af haveforeningen . Kredsen skal motivere indkaldelsen .

7 . Beslutninger på den ekstraordinære generalforsamling kan kun træffes hvis mindst 4/5 af de udlejede haver der har begæret generalforsamlingen er til stede . Bestemmelserne i pkt. 10 & 14 gælder også for ekstraordinære generalforsamlinger .

8 . Ordinær generalforsamling indkaldes skriftligt af bestyrelsen med mindst 30 dages varsel .Indkaldelse gennem kredsens blad HAVENYT nr. 8 er lovlig indkaldelse. Senere indkaldelse skal ske ved brev eller annonce i den lokale avis . Ekstraordinære generalforsamlinger indkaldes med mindst 7 dages varsel .

9 . Forslag som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling skal være formanden i hænde senest 14 dage før forsamlingens afholdelse . Behandlingen af forslag på generalforsamlingen forudsætter forslagsstillers tilstedeværelse.

10 . Adgang til generalforsamlingen har ethvert medlem af foreningen samt dennes ægtefælle, registrerede partner eller samlever. Alle har taleret. Som medlem med stemmeret skal navnet være på lejekontrakt .

11 . Der kan kun afgives 1 stemme pr. havelod .

12 . DER KAN IKKE STEMMES VED FULDMAGT.

13 . Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt flertal af de afgivne stemmer.

Skal der stemmes om forslag til :
¤ Optagelse af kollektive lån

¤ Ekstraordinære indskud

¤ Haveforeningens opløsning

kræves dog at mindst 2/3 af de udlejede haver er tilstede, og at 2/3 af de afgivne forslag går ind for forslaget . Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort men 2/3 af de afgivne har stemt for forslaget , indkaldes til ny generalforsamling som uanset antallet af fremmødte kan vedtage forslaget med 2/3 af de afgivne stemmer .Forslag som berører vedtægtsændringer kan kun stilles som forslag på generalforsamlingen . Forslaget kan indgives til kredsbestyrelsen som så behandler det på førstkommende kredsrepræsentantskabsmøde .Vedtægtsændringer kan kun vedtages af repræsentantskabet .

14 . Referat fra generalforsamlingerne underskrives af dirigenten , referenten og foreningens formand . Referatet offentliggøres i foreningen . Kopi af referatet indsendes til kredsen senest 14 dage efter at referatet er underskrevet .

§ 11 . BESTYRELSEN.
1. Generalforsamlingen vælger blandt foreningens medlemmer en bestyrelse til at varetage den daglige ledelse af foreningen og til at udføre generalforsamlingens beslutninger. Et medlem som er forhindret i at være tilstede på generalforsamlingen kan vælges såfremt vedkommende har afgivet skriftlig erklæring herom. Medlemmer som overtræder kolonihavelov , forbunds-kreds og haveforeningsvedtægter og pålagte bestemmelser fra andre myndigheder er ikke valgbare .

2 . Bestyrelsen består af 3 – 5 personer , i særlige tilfælde 7 personer . Alle vælges for en toårig periode . Formand vælges for alle foreninger særskilt på generalforsamlingen . 1 – 2 eller 3 personer vælges hvert andet år og 2 – 3 og 4 medlemmer hvert andet år forskudt fra hinanden . Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand og sekretær. Bestyrelsessuppleanter vælges af generalforsamlingen efter behov.

3 . Hvis der ikke på generalforsamlingen kan vælges en bestyrelse overtager kredsen efter regning administrationen af foreningen indtil der på en ekstraordinær generalforsamling kan vælges ny bestyrelse .

4 . Som bestyrelsesmedlem eller suppleant kan der kun vælges 1 medlem fra samme havelod . Samme havelod kan dog godt være repræsenteret i udvalg under bestyrelsen.

5 . Hvis et bestyrelsesmedlem fratræder før valgperiodens udløb indkaldes suppleant som indtræder i udtrædende bestyrelsesmedlems periode .Afgår formanden før tiden i en valgperiode indkaldes til ekstraordinær generalforsamling for valg af ny formand i resterende valgperiode . Sker afgangen umiddelbart før valgperiodens udløb indkaldes suppleant og bestyrelsen konstituerer sig med formand, valgt af bestyrelsen, indtil næste ordinære generalforsamling hvor der vælges formand,for valgperiode på 2 år .

6 . Bestyrelsen fastsætter selv grundlaget for sit virke m.m. i en forretningsorden .Bestyrelsesmøder indkaldes af formand eller i dennes fravær næstformand efter behov. Dog kan 2 bestyrelsesmedlemmer begære indkaldelse .

7. Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af en sag hvori denne eller en med denne beslægtet person er involveret eller på anden måde personligt interesseret .

8 . Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mere end halvdelen af bestyrelsesmedlemer er tilstede . Beslutninger træffes ved simpelt flertal .

9 . Et mindretal i bestyrelsen har – såfremt der fremsættes ønske derom – krav på at få sine meninger ført til referat/protokol . Et referat skal godkendes og underskrives af bestyrelsesmedlemmer som har deltaget i pågældende møde . Referaterne er offentlige . Dog kun for foreningens medlemmer og kun når det ikke omhandler personsager .

10 . Foreningens midler skal anbringes i et anerkendt pengeinstitut .Regler om disposition over midlerne fastsættes af bestyrelsen. I Randers og Hadsund i samarbejde med kredskasserer .

11. Formandens samt evt. øvrige bestyrelsesmedlemmers omkostninger /udlæg til telefon, kontorhold , kørsel m.m. dækkes af foreningen .

12 . Generalforsamlingen kan fastsætte honorar til tillidsvalgte i foreningen .

13 . Bestyrelsen skal sikre at der er tegnet følgende forsikringer :

¤ En bestyrelsesansvarsforsikring der omfatter bestyrelsens erstatningsansvar ved uagtsomme erstatningspådragende handlinger .

¤ En underslæbsforsikring der omfatter foreningens tab ved underslæb i forbindelse med administrationen af foreningens midler .

¤ En erhvervsansvarsforsikring der omfatter foreningens ansvar overfor trediemand .

¤ En ulykkesforsikring der omfatter skade på personer i forbindelse med fællesarbejde for foreningen .

¤ En vurderingsforsikring der omfatter vurderingsudvalgets erstatningsansvar ved uagtsomme ansvarspådragende handlinger .

§ 12 . VURDERINGSUDVALG

1 . Vurderinger af kolonihaver og havehuse i Østjyllands kreds varetages af vurderingsudvalg ved kredsen . Undtaget herfra er : Fælleskær , Oasen og Brohaverne i Grenå, de 3 foreninger har eget vurderingsudvalg .

2 . Vurderingsankeopgaver varetages af udvalg fra en anden kreds fra sag til sag. En anke over vurdering skal skriftligt indsendes til kredskontoret senest 14 dage efter den foretagne vurdering af have/bebyggelse. Ved vurdering benyttes kolonihaveforbundets vurderingsregler. En vurdering gælder i 12 måneder fra vurderingsdato. Løsøre kan beregnes med 20 % af vurderingsprisen dog max 65.000 kr.

3 . Hvis en have ønskes solgt indenfor 1 år efter købsdato vil den pris sælger har givet ligge til grund og kan ikke overskrides . Dispensation kan i særlige tilfælde gives af haveforeningens bestyrelse og kredsbestyrelse i fællesskab. Salg af have kan ikke finde sted uden haveforeningensbestyrelsens direkte medvirken jf. skema ” Ansøgning om salg af have ” .

4 . HENVISNING TIL VILKÅR FOR LEJE AF KOLONIHAVE § 12.stk 5. Medlemmers ret til at sælge inden 4 uger fra dato for ophævelse af lejeret gælder kun hvor der ikke foreligger krav om vurdering . Såfremt der kræves vurdering gælder de 4 uger fra ny vurderingsdato. Den nye vurdering skal foretages ved førstkommende vurderingsmulighed , evt. ved særskilt aftale med vurderingsudvalget .

§ 13 . KLAGEMULIGHEDER.
1. Vurderinger kan påklages til kreds & ankeudvalg jf. kredsvedtægtens § 8 stk. 2 .

§ 14 . TAVSHEDSPLIGT.
1 . Bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af udvalg nedsat af bestyrelsen , har tavshedspligt med hensyn til oplysninger om personers økonomiske og personlige forhold som medlemmerne får indsigt i under deres arbejde for foreningen.

§ 15 . TEGNINGSRET.
1 . I økonomiske forhold tegnes foreningen udadtil af haveforeningsformand og kredskasserer i fællesskab . Undtaget herfra er Fælleskær ,Oasen og Brohaverne i Grenå. Disse 3 foreninger tegnes af formand og egen kasserer. I alle øvrige forhold repræsenterer formanden foreningen udadtil og er ansvarlig for foreningens daglige ledelse .

§ 16 . REGNSKAB OG REVISION.

1 . Foreningens regnskabsår er kalenderåret .

2 . Det påhviler kredskasserer at udarbejde et årligt driftsregnskab .

3 . Det påhviler kredskasserer på forlangende at udarbejde en regnskabsoversigt til brug ved foreningernes bestyrelsesmøder .

Årsregnskab fremlægges af kredskasserer på haveforeningernes ordinære generalforsamlinger . Undtaget fra pkt. 2 & 3 er Fælleskær , Oasen og Brohaverne i Grenå , disse foreninger har egne kasserere og egne regnskaber . Årsregnskab fremlægges på de årlige ordinære generalforsamlinger for hver enkelt forening .

§ 17 . FORENINGENS OPLØSNING.

1 . Hvis der træffes gyldig beslutning om opløsning af haveforeningen og dette alene skyldes at foreningens virke overføres til andet haveområde , skal foreningens formue overføres til den forening der viderefører det nye kolonihaveområde med samme forpligtelser overfor den opløste haveforenings medlemmer .

2 . Skyldes foreningens opløsning at foreningen helt ophører med at drive haveforening udpeges 2 likvidatorer .

3 . Eventuel formue ved likvidationens afslutning udbetales til de havelodder som har eller flere lejere der er registreret som medlemmer på dette tidspunkt .

4 . Foreningen kan ikke opløses så længe lejekontrakt med udlejer er i kraft .

VEDTAGET PÅ KREDSREPRÆSENTANTSKABSMØDE 14 MARTS 2016.

ÆNDRINGER I § 4 – § 15 – § 16 VEDTAGET DEN 6 MARTS 2017 .