Kredsvedtægter for Østjyllands kreds

KREDSVEDTÆGT FOR ØSTJYLLANDS KREDS

§ 1 . KREDSENS NAVN OG STIFTELSE.
1 . Kredsens navn er kolonihaveforbundet , Østjyllands kreds . Kredsen består af haveforeninger beliggende i Randers, Mariagerfjord, Syddjurs, Norddjurs og Favrskov kommuner.
2 . Kredsen er stiftet den 9 december 2014 i medfør af forbundsvedtægtens § 4 stk. 2 .

§ 2 .FORMÅL OG VIRKE.
1 . Det påhviler kredsbestyrelsen at arbejde for at fremme forbundets mål og virksomhed som det kan udledes af forbundsvedtægtens § 3 .

2 . Kredsbestyrelsen varetager på egen hånd følgende opgaver i forhold til tilsluttede foreninger :
a) Arbejder for at fremme de enkelte haveforeningers engagement i kolonihavebevægelsen .
b) Arbejder for at sikre de enkelte foreningers ideer , synspunkter og ønsker inddrages i arbejdet i forbundets kompetente organer. c) Arbejder for at sikre foreningernes engagement i kredsens udpegning af tillidsfolk til forbundets kompetente organer .
d) Koordinerer forhandlinger med offentlige myndigheder om spørgsmål som berører flere eller alle foreninger i kredsen, herunder spørgsmål om lejekontrakter , bygningsmæssige forhold lokal – og kommuneplanlægning , offentlige anlæg og serviceydelser m.v. jf. dog stk. 2 -3 .
e) Holder foreningerne orienteret om arbejdet i og beslutninger truffet af forbundets kompetente organer samt bistår foreningerne med at føre beslutningerne ud i livet .
f) Bistår foreningerne med at sikre at deres regler og vedtægter er i overensstemmelse med kreds- og forbundsvedtægter samt offentlige regler og lovgivning .
g) Foretager godkendelser af byggeandragender hvor dette er aftalt med foreningerne .
h) Hjælper med at bilægge eventuelle stridigheder mellem foreningernes bestyrelser og disses medlemmer eller mellem foreningerne .
i) Besvarer generelle henvendelser vedrørende betingelser gældende for haver i kredsen .
j) Søger om fornødent bindende eller vejledende ordensregler vedtaget for alle haveforeninger i kredsen .
k) Indkalder og afholder generalforsamling i medlemsforeningerne i de § 2 stk. 4 nævnte tilfælde .
l) Fastlægger regler og procedure for foreningernes indberetning til kredsen af oplysninger som er nødvendige for kredsens varetagelse af sine opgaver .

3 . Kredsen varetager i samarbejde med forbundsledelsen følgende opgaver :
a) Deltager i forhandlinger , herunder genforhandling og indgåelse af lejekontrakter hvor kolonihaveforbundet står som lejer .
b) Deltager i forhandlinger med offentlige myndigheder i samarbejde med forbundsledelsen om arealplanlægning , offentlige anlæg , kloakering , byggeforhold m.v. som berører foreninger i flere kredse eller kan være af betydning for forbundets medlemsforeninger som helhed .
c) Bistår i øvrigt efter anmodning forbundsledelsen ved udredning af sager som angår kredsens foreninger og ved behandling af spørgsmål af generel karakter .
d) Kredsen udgiver et medlemsblad som sendes til alle medlemmer i kredsens område. Meddelelser fra kreds eller haveforening er gyldig underretning for alle medlemmer i kredsen.

4 . Hvis kredsbestyrelsen i særlige tilfælde skønner at der er et påtrængende behov for at en forenings medlemmer får lejlighed til at træffe en beslutning i en sag der ikke kan udsættes til den ordinære generalforsamling , kan kredsbestyrelsen opfordre foreningens bestyrelse til at indkalde medlemmerne til en ekstraordinær generalforsamling . Hvis foreningens bestyrelse undlader at følge kredsens opfordring , kan kredsbestyrelsen, for haveforeningens regning, indkalde til den ekstraordinære generalforsamling med den angivne saf på dagsordenen . Kredsen skal i indkaldelsen motivere sin beslutning .

5 . Efter vedtagelse i kolonihaveforbundets forretningsudvalg kan forbundsledelsen under tilsvarene betingelser, for foreningens regning, indkalde til den ekstraordinære generalforsamling i en medlemsforening, i de tilfælde hvor kredsbestyrelsen ikke har fundet dette nødvendigt . Forbundsledelsen skal i indkaldelsen motivere sin beslutning.Hvis en haveforenings bestyrelse undlader at forfølge en grov overtrædelse af love/vedtægter/reglementer og lokalplaner for området og trods opfordring ikke vil påtale overtrædelsen ,kan kredsbestyrelsen gribe ind og pålægge haveforeningsbestyrelsen at behandle sagen . Hvis bestyrelsen undlader at behandle sagen efter henvendelsen fra kredsbestyrelsen , ligger kravet fra kredsbestyrelsen til grund for evt. viderebehandling af sagen .Eventuelle udgifter forbundet med dette erlægges af haveforeningen .

6 . kredsens haveforeninger hæfter alene med foreningens formue for kredsens gældsforpligtelser .

§ 3 . KREDSREPRÆSENTANTSKABSMØDE.

1. Kredsens øverste myndighed er kredsrepræsentantskabet .

2. Det ordinære kredsrepræsentantskabsmøde afholdes hvert år i marts måned og med en dagsorden der som minimum skal indeholde :
a) Valg af dirigent
b) Nedsættelse af stemmeudvalg
c) Beretning
d) Fremlæggelse af revideret regnskab
e) Indkomne forslag
f) Valg af kredsformand og kredskasserer ifølge vedtægt
g) Valg af kredsbestyrelsesmedlemmer & suppleanter ifølge vedtægt
h) Valg af kredsrevisor & suppleanter ifølge vedtægt

3 . Ordinært kredsrepræsentantskabsmøde indkaldes skriftligt med 4 ugers varsel , adresseret til de enkelte foreningers formænd . Indkaldelsen skal indeholde en dagsorden for mødet. Med indkaldelsen skal følge kredsens reviderede årsregnskab .

4 . Forslag som ønskes behandlet på kredsrepræsentantskabsmøde skal være kredsformanden i hænde senest 3 uger før repræsentantskabsmødets afholdelse . Derefter optages de på en dagsorden som udsendes til repræsentanterne . Den reviderede dagsorden skal være repræsentanterne i hænde enten pr. brev eller mail senest 7 dage før repræsentantskabsmødets afholdelse . Der kan stilles ændringsforslag på repræsentantskabsmødet .

5 . Adgang til mødet og stemmeret har foruden kredsbestyrelsen, som er fødte medlemmer til mødet, repræsentanter fra kredsens tilsluttede foreninger . Ret til at repræsentere en forening bortfalder ved ophør af medlemskab i en forening. Haveforeningsrepræsentanterne vælges på ordinære haveforenings generalforsamlinger .

MEDLEMMER SOM OVERTRÆDER KREDS – ELLER HAVEFORENINGSVEDTÆGTER ER IKKE VALGBARE .

6 . Udover kredsbestyrelsesmedlemmerne er hver haveforening berettiget til at lade sig repræsentere med 1 repræsentant for hver påbegyndt 5 medlemmer indtil 20 , derefter 1 repræsentant for hver påbegyndt 20 medlemmer .Foreningernes repræsentanter er valgbare til kredsbestyrelsen på repræsentantskabsmødet.

7 . Kredsen udfærdiger adgangskort til stemmeberettigede medlemmer . Adgangskortet udleveres til valgte medlemmer til repræsentantskabsmødet på haveforeningernes ordinære generalforsamlinger .

8 . Formanden for kolonihaveforbundet eller den han bemyndiger hertil har ret til at deltage i repræsentantskabsmødet med taleret , men ikke med stemmeret .

9. Beslutninger på repræsentantskabsmødet træffes ved simpelt flertal af de afgivne stemmer.

10. Beslutning om ændringer af vedtægt i haveforenings – og kredsvedtægt , optagelse af kollektive lån og kredsens eventuelle opløsning forudsætter dog at mindst 2/3 af repræsentanterne har givet fremmøde og at 2/3 af de afgivne stemmer går ind herfor . Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort , men 2/3 har stemt for forslaget , indkaldes til nyt repræsentant skabsmøde som uanset antallet af fremmødte kan vedtage forslaget med 2/3 af de afgivnestemmer .

11. Afstemning foretages ved hånds- eller adgangskortoprækning , dog skal skriftlig afstemning finde sted hvis 1 repræsentant med stemmeret begærer det . Dirigenten kan umiddelbart forlange skriftlig afstemning . Til optælling af stemmer nedsættes et stemmeudvalg der under dirigentens ledelse foretager optælling af de afgivne stemmer .

12. KUN 1 STEMME PR.HAVELOD , DER KAN IKKE STEMMES VED FULDMAGT .

13. En repræsentant som er forhindret i at være tilstede kan vælges eller genvælges hvis vedkommende har afgivet skriftlig erklæring herom .

14. Kredsrepræsentantskabsmødets referat underskrives af mødets dirigent , referent og kredsens formand senest 30 dage efter repræsentantskabsmødets afholdelse .

§ 4 . EKSTRAORDINÆRT KREDSREPRÆSENTANTSKABSMØDE.

1 . Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes når det besluttes af kredsbestyrelsen eller når mindst 1/4 af repræsentantskabets medlemsforeninger skriftlig fremsætter ønske herom med angivelse af de spørgsmål der ønskes behandlet . En dagsorden skal motiveres af indkalderne .

2. Ved ekstraordinært repræsentantskabsmøde kan der kun træffes beslutning hvis mindst 4/5 af dem, kredsbestyrelsesmedlemmer eller medlemsforeninger, der har begæret det ekstraordinære repræsentantskabsmøde er til stede . Indkalderne motiverer selv den opstillede dagsorden .

3. Indkaldelse skal finde sted senest 8 dage efter kravets fremsættelse . Kredsrepræsentantskabsmødet skal afholdes tidligst 1 uge og senest 3 uger efter indkaldelsen .

4 . Forbundets forretningsudvalg kan bemyndige forbundskontoret til at indkalde til ekstraordinært repræsentantskabsmøde i en kreds hvor kredsen ikke fungerer efter kredsvedtægten eller hvor det skønnes nødvendigt at informere repræsentantskabet om forhold vedrørende kredsen .

§ 5 . KREDSBESTYRELSEN:

1 . Kredsbestyrelsen består af 1 formand , 1 kredskasserer og 7 bestyrelsesmedlemmer .

2 . Kredsbestyrelsen vælges på kredsrepræsentantskabsmødet blandt de fremmødte repræsentanter fra medlemsforeningerne . Et bestyrelsesmandat bortfalder ved ophør af medlemskab af en forening i kredsen .

a) I lige år vælges 1 formand & 4 bestyrelsesmedlemmer for en toårig periode .

b) I ulige år vælges 1 kredskasserer & 3 bestyrelsesmedlemmer for en toårig periode . Genvalg kan finde sted for samtlige, repræsentantskabet vælger suppleanter efter behov.

3 . Kredsbestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden .

4 . Kredsformand og kredskasserer oppebærer vederlag . Vederlag skal godkendes på repræsentantskabsmøde . Formand og kasserer oppebærer tilskud til telefon , betales af kredsen . Disse tilskud fastsættes af kredsbestyrelsen .

5 . Kredskassereren varetager kredsens og haveforeningernes samlede regnskaber og er direkte ansvarlig overfor kredsrepræsentantskabet .

6 . Kredsbestyrelsen afholder møde så ofte formanden finder det nødvendigt eller såfremt mindst 2 bestyrelsesmedlemmer kræver det . Der holdes dog møde mindst hver 3. måned.

7 . På det første kredsbestyrelsesmøde efter ordinært repræsentantskabsmøde konstituerer bestyrelsen sig selv med næstformand og sekretær .

8 . Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til behandling af særopgaver og daglige opgaver .

9 . Såfremt kredsformand eller kredskasserer fratræder i utide og dette ikke sker umiddelbart før repræsentantskabsmødet indkaldes til ekstraordinært repræsentantskabsmødet for nyvalg .

10 . Såfremt et kredsbestyrelsesmedlem udtræder før valgperiodens udløb indtræder suppleant i udtrædende medlems valgperiode .

11 . Der føres referat over alle bestyrelsesmøder .

12 . Kredsbestyrelsen skal sikre at der er tegnet :

a) En bestyrelsesansvarsforsikring som omfatter kredsbestyrelsens erstatningsansvar ved uagtsomme erstatningspådragende handlinger .

b) En underslæbsforsikring der omfatter kredsens tab ved underslæb i forbindelse med administration af kredsens midler .

c) En vurderingsudvalgsforsikring der omfatter ankeudvalgets erstatningsansvar ved uagtsomme ansvarspådragende handlinger i forbindelse med vurderinger .

13. TAVSHEDSPLIGT.

Kredsbestyrelsens medlemmer og medlemmer af udvalg , nedsat af kredsbestyrelsen, tavshedspligt med hensyn til oplysninger om personers økonomiske og personlige forhold som medlemmerne får indsigt i under deres arbejde for kredsen . Medlemmer af kredsens vurderingsudvalg må kun videregive oplysninger om resultat om foretagne vurderinger til haveforeningens bestyrelse , sælger samt køber .

§ 6 . VALG AF REVISORER .
På kredsrepræsentantskabsmødet vælges 2 revisorer som afgår skiftevis hvert andet år. Hvert år vælges 2 suppleanter for 1 år .

§ 7 . KONGRESDELEGEREDE .
I kongresår udpeger kredsbestyrelsen det antal delegerede der kan deltage i forbundskongressen . Når kongressens endelige dagsorden foreligger indkalder kredsbestyrelsen de delegerede og suppleanter til møde hvor koordinering og prioritering af kredsens samlede oplæg til kongressen foretages .

§ 8 . VURDERINGSUDVALG.
Kredsen nedsætter et vurderingsudvalg som er ansvarlig for vurderinger af have og bebyggelse overalt i kredsområdet ved overdragelse eller salg af have. Kolonihaveforbundets regler for vurdering benyttes. Der kan udover den totale vurderingspris tillægges et løsørebeløb på 20 % af vurderingsprisen dog max 65.000 kroner .El kan ikke indregnes i løsøreprisen men skal
fratrækkes før løsøre beregnes . Køb ar løsøre kan ikke gøres betinget af salg .

§ 8a . VURDERINGSANKENÆVN.
For at opnå den størst mulige upartiskhed ved en evt. anke over vurdering aftaler kredsen et samarbejde med en anden kreds fra sag til sag . En anke skal indsendes skriftligt til kredskontoret senest 14 dage efter vurderingsdato . Den skal stiles direkte til ankeudvalget og den skal tydeligt angive hvad der ankes over . Anken kan alene dreje sig om den foretagne vurdering og værdiansættelse af have og bebyggelse. Ankeinstansen afgørelse vedrørende den angivne værdiansættelse er bindende for begge
parter og kan ikke påklages . Det gælder alle berørte parter i anken.En anke kan indsendes af sælger og haveforeningsbestyrelse .
Der fastsættes 1 x årligt et gebyr for ankeudvalgsafgørelser .Dette gebyr betales ved anmodning ankebistand . Gebyr tilbagebetales kun hvis en ny vurdering, foretaget af ankeudvalget, overstiger den vurdering der ankes over med 10 % eller derover .

§ 9 . KONTINGENT.
1. For medlemskab af kredsen betaler haveforeningens medlemmer et kontingent hvis størrelse fastsættes af kredsrepræsentantskabet . Kredskontingentet betales med 2×50 kr. pr. år . Opkræves via havelejeopkrævning hver 1. januar og 1. august .
H/F Fjordglimt ,H/F Fælleskær, H/F Oasen , H/F Brohaverne betaler reduceret kredskontingent på kr. 50.00 pr. år .

§ 10 . REGNSKAB.
1 . Kredsens regnskabsår løber fra 1. januar til 31 december .
2 . Det påhviler kredskassereren at udarbejde et årligt driftsregnskab . Kredsbestyrelsen kan bestemme at årsregnskabet skal udarbejdes med bistand af en registreret revisor eller autoriseret revisor .
3 . Det påhviler i øvrigt kredskasserer at på forlangende af kredsbestyrelsen at forelægge en regnskabsoversigt til direkte sammenligning med et evt. foreliggende budget .
4 . Kredsens midler skal anbringes i anerkendte pengeinstitutter . Regler om disposition over midlerne fastsættes af kredsbestyrelsen .

§ 11 . TEGNINGSRET .
I økonomiske forhold tegnes kredsen udadtil af forretningsudvalget . I alle øvrige forhold repræsenterer kredsformanden kredsen udadtil og er sammen med det øvrige forretningsudvalg ansvarlig for den daglige ledelse af kreds og kredskontor .

§ 12 . REVISION.
1 . Revision finder sted ved de af kredsrepræsentantskabsmødet valgte interne revisorer .

2 . Revisorerne skal gennemgå den daglige bogføring og bilagsmateriale m.m. , ligesomde skal kontrollere gennemførelsen af de af repræsentantskabsmødet trufne beslutninger i økonomisk henseende .

3 . Revisorerne har til enhver tid adgang til at kontrollere kredsens bøger , regnskabsbilag samt formue . Revisorerne skal foretage mindst 1 årligt kasseeftersyn . Kasseeftersynet skal omfatte både kontantbeholdning og bankindeståender .

4 . Revisorerne skal føre revisionsprotokol som kredsbestyrelsen skal have forelagt efter hver revision .

§ 13 . FORENINGSGENERALFORSAMLINGER.
1 . Kredsbestyrelsen har ret til at overvære de under kredsen hørende foreningsgeneralforsamlinger . Kredsbestyrelsen har taleret , men ikke stemmeret . Senest 14 dage før afholdelse indsender den enkelte forening dagsorden for generalforsamlingen til kredsen . Der skal samtidig angives sted og tidspunkt for forsamlingens afholdelse .

§ 14 . OPHØRSBESTEMMELSER .
1 . I tilfælde af kredsens opløsning skal kredsens midler i det hele tilfalde de enkelte haveforeninger i forhold til udlejede haver .

2 . Kredsen kan kun opløses af 2 på hinanden følgende repræsentantskabsmøder , og da kun når mindst 3/4 af de fremmødte stemmeberettigede stemmer derfor ved begge møder .

NY KREDSVEDTÆGT UDARBEJDET DECEMBER 2015 EFTER VEDTAGELSE PÅ KONGRES 2015 AF OBLIGATORISK KREDSVEDTÆGT . DENNE VEDTÆGT ER OBLIGATORISK .

IKRAFTTRÆDELSE : 1 JANUAR 2016.

TILRETTET APRIL 2017 MED ÆNDRING ( UDSENDELSE AF FORSLAG TIL KREDS-

EPRÆSENTANRSKABSMØDE ) VEDTAGET PÅ KREDSREP.MØDE 6 MARTS 2017.